Nak buat Symposium ke tak nak ni...

Haih..
Dunia.. dunia..

Ada symposium hari ini dan esok.
Dah kami (perserta) beritahu, ada Half-day Course on Abstract Writing in English (course ini sangat best! nanti aku cerita pasal course ini saja ye) pada hari ini, maka kami dapat pergi symposium esok sahaja. Maka present pun esok lah kan.

TETAPI

@#$%^&*()(*&^%$#@#$%^&*&^%$#$#@#$%^&*&**()()(*()_{}":?><>?:'[][[=-0(*&*()(*&^%$#@#$%^&*&*(**&^%#$%^&

Tak nak tulis, nanti emosi pada tanah, kata Encik Shukor dalam cerita Papadom. Rasa macam sangat lucu. Ni nak buat symposium ke tak nak ni... Okay, mungkin masalah tidak disengajakan. Eh, bukan masalah. Masalah-masalah. It is okay.

Pengajaran daripada kisah ini, jika nak organize sesuatu event, bersungguhlah, dan teliti lah. Event kita itu bukanlah satu-satunya yang tercatat dalam planner seseorang. Tapi event kita, wajah kita. Ni dah kalau ada kerongakan dalam pengurusan peserta, ada pula tambahan laman web event yang tak boleh dilayari, memang mampu 'merosakkan wajah' organizer sesuatu event, walaupun dah buat rawatan wajah di Wardah Spa, Taman U. Kalau aku, aku malu lah. Tak tahu lah orang lain.

Pesanan ikhlas dari papa, masa aku muda-muda dulu (bukan teori buku pengurusan. maka istilah yang tepat tidak dapat disediakan. harap maklum),
" Kalau kita nak buat event, cuba bayangkan kita yang nak jadi pesertanya. 'masuk dalam kasut klien'. InsyaAllah, kita akan mengurangkan risiko terlepas pandang dan ketidakprofesionalan."

Pesanan telah diubah mengikut kesesuaian.

Maka, jika anda adalah sekretariat sesuatu program (aku hanya menyentuh soal penyertaan dan makluman),

1. Sila buat promosi yang baik untuk dapat banyak peserta. Beri ruang kepada target, tetapi follow up untuk mengingatkan.

2. Sila 'jaga' peserta/klien anda baik-baik. Pastikan makluman-makluman kepada peserta klien sampai. Follow up untuk pastikan makluman sampai.

3. Sila sediakan nombor telefon untuk dihubungi pada hari kejadian program. Contoh, nombor handphone. Kalau bagi nombor pejabat saja, bila anda tiada di meja pejabat, peserta tidak dapat menghubungi anda. (nombor phone runner)

4. Sila pastikan anda mampu menyediakan website program tersebut, biar simple, asalkan informatif. Jika tidak, jangan JANJIKAN "maklumat selanjutnya di http://xxxxxxx.utm.my"

5. Syarat bagi peserta mestilah jelas semasa promosi. Staf saja kah, pelajar saja kah. Kalau tiada syarat jelas, jangan susahkan peserta yang berminat dan bersemangat dengan syarat-syarat yang diusulkan kemudian.

6. Kalau peserta dah mendaftar, sila beri makluman tentang status penyertaan. Diterima? Pending? Diterima tetapi bersyarat? Ditolak kerana lambat? Ditolak kerana bukan staf? Jangan biar peserta menyanyi, "Kalau padi katakan padi, tidak hamba tertampi-tampi"

Sekadar berkongsi pengalaman, sebagai manusia yang pernah bergelar sekretariat dan peserta.